Khám phá chi tiết cách vận hành của eLocker cho văn phòng thông minh

Hiểu rõ hơn về cơ chế hoạt động của hệ thống tủ, và những việc có thể thực hiện thông qua phần mềm quản lý của eLocker.

• Hiểu rõ hơn cấu trúc của hệ thống tủ eLocker trong giao nhận tài liệu

• eLocker đổi mới văn phòng thành mô hình thông minh

• Những điều không thể bỏ qua khi lựa chọn eLocker cho văn phòng thông minh

Thay đổi chính là để hoàn thiện hơn những cái cũ xưa, đem lại những lợi ích mới. Thế nên, hiện nay mô hình văn phòng thông minh đang trên đà phát triển mạnh. Ứng dụng công nghệ cao của thời đại 4.0 để cải thiện sự không thích hợp, sự bất tiện của mô hình truyền thống.

Với những công năng thông minh và tiện ích, eLocker của Nam Thủy sẽ là một ứng cử viên sáng giá cho quá trình chuyển đổi này. Sản phẩm sẽ tối ưu hóa chu trình giao nhận tài liệu giữa các bộ phận trong công ty. 

Hãy khám phá cơ chế vận hành của chiếc tủ thông minh này nhé.

Cơ chế hoạt động của eLocker như thế nào?

Hệ thống tủ eLocker được lắp ghép từ 2 bộ phận chính: bảng thao tác (main station) và các ngăn tủ (side unit).

• Bảng thao tác

Được cài đặt bằng màn hình cảm ứng, dùng để đăng nhập mật khẩu của tài khoản đã được đăng ký trước đó. Hơn nữa, còn dùng để lựa chọn chức năng “Lấy” hoặc “Gửi” tài liệu, và xác định vị trí ngăn tủ sẽ được dùng. 

Ngoài ra, phía dưới màn hình cảm ứng sẽ có một máy quét nhỏ được kết nối với hệ thống tủ. Máy quét này dùng để nhận diện tài khoản bằng thẻ ID trước khi đăng nhập mật khẩu.

• Về phần các ngăn tủ

Bên trong phần đáy sẽ được lắp đặt các điểm cảm ứng hồng ngoại mini sát dọc theo hai bên. Những điểm hồng ngoại này dùng để cảm ứng vật phẩm có đang được đặt bên trong hay không. Nếu có sẽ truyền thông tin về bộ máy chính trạng thái của tủ “đang chờ lấy”, ngược lại trạng thái sẽ là “còn trống”. 

Nhờ có thiết bị này, hệ thống mới có thể hiển thị chính xác thông tin của vị trí còn trống cho người dùng, tránh tình trạng mở nhầm tủ và ảnh hưởng đến sự an toàn của tài liệu.

Cách sử dụng chi tiết eLocker

Đầu tiên, eLocker sẽ cấp quyền sử dụng cho những nhân viên của công ty thông qua đăng ký tài khoản trong hệ thống. Sau đó, mỗi người sẽ được cấp một chiếc thẻ ID ứng với tài khoản đó.

Xử lý phần mềm quản lý eLocker như thế nào? 

Thay đổi quyền truy cập

Phần mềm có thể ngưng cấp quyền tiếp cận của mã pin nhất định khi phát hiện có sự bất thường từ nhân viên. 

Tự động cập nhật thông tin sử dụng  

Phần mềm này có thể tự động lưu trữ lại những thông tin sử dụng như thời gian, danh tính, vị trí ngăn tủ theo thời gian thực. Sau đó, thông tin sẽ được cập nhật liên tục trên giao diện phần mềm. Nhờ thế, công ty có thể truy được danh tính cụ thể phòng khi xảy ra trường hợp xấu như mất tài liệu. Ngoài ra, ứng dụng của phần mềm này được cài đặt trên đa thiết bị,  thuận tiện hơn trong việc quản lý. 

Cung cấp đa dạng chế độ truy cập

Phần mềm này hỗ trợ 3 chế độ truy cập: 

• Chế độ sử dụng tự do
• Chế độ sử dụng chỉ định
• Chế độ giới hạn thời gian sử dụng

Những chế độ này được tạo nên nhằm đáp ứng được nhu cầu sử dụng của khách hàng. Tùy vào tần suất trao đổi thông tin của nhân viên bộ phận, chế độ sử dụng của mỗi thẻ ID sẽ được điều chỉnh thích hợp. Cài đặt chế độ tự do cho nhân viên thường xuyên giao nhiều tài liệu trong ngày. Thiết lập chế độ chỉ định giới hạn số lượng tủ cho những nhân viên ít sử dụng. Còn chế độ giới hạn thời gian có thể thiết lập cho toàn bộ nhân viên để không ai sử dụng được ngoài giờ làm việc.

Đồng bộ hóa với máy chủ của công ty

Cuối cùng thì phần mềm điều khiển eLocker còn được chuẩn bị sẵn một cổng nối, dùng để kết hợp với bộ máy quản lý chung của công ty. Như thế, mọi thông tin đều sẽ hiển thị trên cùng một nền tảng, dễ dàng cho nhân viên quản lý.