Làm sao tối ưu quy trình giao nhận tài liệu?

Ứng dụng Smart Locker Standard vào trong việc chuyển giao các tài liệu giữa bộ phận với nhau sẽ tiết kiệm được thời gian di chuyển và tăng năng suất làm việc.

• Cách lựa chọn loại khóa eLocker thích hợp cho văn phòng thông minh

• Địa điểm mua tủ eLocker chính hãng dùng trong smart office

Tối ưu quy trình giao nhận tài liệu có nghĩa là gì?

Khi nhắc đến vấn đề tối ưu quá trình giao nhận tài liệu giữa các phòng ban trong một công ty, thì những điều gì thể hiện cho sự tối ưu đó? Đó chính là rút ngắn khoảng thời gian di chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác. Thêm vào đó là không cần chờ đợi và mất thời gian đi lại nhiều lần khi người nhận không có tại văn phòng. Như thế, kết quả của việc tối ưu chính là tăng năng suất làm việc và tránh lãng phí thời gian không cần thiết. 

Những điều trên tưởng như sẽ khó thực hiện được, hoặc cần nhiều sự đổi mới, nhưng mọi thứ sẽ được hiện thực hóa chỉ với Smart Locker Standard. 

Ứng dụng hệ thống tủ giao nhận thông minh – Smart Locker Standard

Smart Locker Standard là gì?

Smart Locker Standard là sự kết hợp giữa hệ thống tủ locker với phần mềm xử lý tinh vi. Từ đó sở hữu các chức năng vượt trội có thể hỗ trợ công việc vận chuyển thư từ, tài liệu quan trọng giữa các bộ phận một cách nhanh gọn và tiện lợi. 

Đây là sản phẩm được gia công bởi công ty nội thất văn phòng – Nam Thủy. Ngoài các mặt hàng nội thất, Nam Thủy còn phát triển các dòng sản phẩm tủ locker và tủ đồ thông minh, và Smart Locker Standard là một trong các sản phẩm của dòng tủ thông minh.

Tính năng của Smart Locker Standard

Giao tài liệu qua bên thứ 3

Hệ thống Smart Locker Standard sẽ được đặt tại trung tâm giữa  các phòng ban trong tòa nhà, hoặc giữa các tòa nhà trong công ty. Nhân viên giao tài liệu chỉ cần đến một trong những điểm đặt tủ Smart Locker Standard và gửi chúng vào trong ngăn tủ bằng thẻ nhân viên của mình. Sau đó, hệ thống sẽ gửi tin nhắn chứa mã số OTP tới người nhận, để họ có thể mở khóa và lấy hàng.

Theo cách hoạt động này, nhân viên tiết kiệm được thời gian đi lại giữa hai bộ phận, và không cần chờ đợi người nhận có mặt. 

Nhận tài liệu mọi lúc

Bởi vì tài liệu đã được đặt vào trong ngăn tủ khóa kín, và chỉ có duy nhất mã số OTP được sắp đặt ngẫu nhiên từ hệ thống mới mở được khóa, nên người nhận có thể đến lấy bất cứ lúc nào họ rảnh. Tập tài liệu sẽ vẫn luôn ở đó đến khi được người nhận lấy đi. Như vậy, họ sẽ không bị gián đoạn công việc đang làm, và tập tài liệu cũng được giao tận tay đúng người.

Quản lý được đường đi của tài liệu

Yếu tố quan trọng của việc tối ưu chính là tệp tài liệu cần được giao đến tận tay đúng người nhận. Tính năng mở khóa bên người nhận đã giải quyết được yếu tố này, nhưng vẫn phải tính đến các trường hợp xấu hy hữu xảy ra.  Vì thế, Smart Locker Standard có bộ xử lý phần mềm cho phép người quản lý giám sát được mọi thông tin sử dụng của tủ. Từ danh tính người giao người nhận, thời điểm giao/ lấy hàng, thời gian tệp tài liệu ở trong ngăn tủ. Như thế, công ty sẽ dễ dàng truy ra được nguồn gốc sự việc khi có vấn đề xảy ra.

Ứng dụng Smart Locker Standard chính là câu trả lời cho câu hỏi “Làm sao tối ưu quy trình giao nhận tài liệu?”.